Sähköpostin allekirjoituksen luominen Outlookissa ja Gmailissa

Sähköpostin allekirjoitus on viestin loppuun lisättävä yhteystieto- tai lopputervehdysteksti. Aloita yksinkertaisella tekstillä ja lisää muotoilua vasta, kun automaattinen lisäys toimii.

Gmail-allekirjoituksen luominen tietokoneella

Tee allekirjoitus Gmailin selainversiossa. Googlen Gmail-ohje neuvoo allekirjoituksen luomisen ja muokkaamisen.

1. Avaa Gmail ja valitse Asetukset.
2. Valitse Näytä kaikki asetukset ja avaa Yleiset-välilehti.
3. Etsi Allekirjoitus-osio ja valitse Luo uusi. Anna allekirjoitukselle tunnistettava nimi, esimerkiksi Työ.
4. Kirjoita allekirjoituksen sisältö muokkauskenttään.
5. Valitse oletusallekirjoitus uusille sähköposteille sekä tarvittaessa vastauksille ja edelleenlähetyksille.
6. Viimeistele asetusten tallennus Googlen ohjeen mukaisesti. Avaa uusi viesti ja tarkista tulos.

Allekirjoituksen luominen ja sen valitseminen oletukseksi ovat eri asioita. Jos teksti on tallessa mutta ei ilmesty viestiin, tarkista ensin oletusvalinnat. Gmailissakin voit asettaa allekirjoituksen vastauksiin: niitä ei tarvitse aina allekirjoittaa käsin.

Outlook-allekirjoitus: valitse oikea versio

Outlookille ei ole yhtä kaikissa sovelluksissa toimivaa valikkopolkua. Microsoftin allekirjoitusohjeessa uuden ja perinteisen Outlookin vaiheet on eroteltu omille välilehdilleen.

Uusi Outlook Windowsissa

1. Avaa Asetukset → Tilit → Allekirjoitukset.
2. Jos käytössä on useita sähköpostitilejä, valitse tili, jolle allekirjoitus kuuluu.
3. Valitse Lisää allekirjoitus, anna sille nimi ja kirjoita sisältö muokkauskenttään.
4. Valitse, käytetäänkö allekirjoitusta uusissa viesteissä sekä vastauksissa ja edelleenlähetyksissä. Voit jättää automaattiset valinnat pois, jos haluat lisätä allekirjoituksen käsin.
5. Valitse Tallenna ja avaa uusi viesti tarkistusta varten.

Muokkaaminen onnistuu samasta asetuskohdasta: valitse haluamasi allekirjoituksen muokkauspainike, korjaa sisältö ja tallenna. Uuteen viestiin voit lisätä tallennetun allekirjoituksen myös Viesti-välilehden Allekirjoitus-valikosta.

Outlook.com selaimessa

Avaa Asetukset → Tili → Allekirjoitukset → Lisää allekirjoitus. Kirjoita sisältö, valitse oletuskäyttö uusille viesteille ja vastauksille sekä edelleenlähetyksille ja paina Tallenna. Polku ja oletusvalinnat löytyvät Microsoftin Outlook.com-ohjeesta.

Perinteinen Outlook Windowsissa

1. Avaa Uusi sähköposti ja valitse Viesti → Allekirjoitus → Allekirjoitukset.
2. Valitse Sähköpostitili-luettelosta oikea tili.
3. Valitse Uusi, anna allekirjoitukselle nimi ja kirjoita teksti Muokkaa allekirjoitusta -kenttään.
4. Valitse oletusallekirjoitus erikseen kohtiin Uudet viestit ja Vastaukset/edelleenlähetykset. Valinta Ei mitään jättää automaattisen lisäyksen pois.
5. Tallenna painamalla OK. Tarkista allekirjoitus avaamalla uusi viesti.

Jos haluat muokata perinteisen Outlookin allekirjoitusta myöhemmin, avaa Tiedosto → Asetukset → Sähköposti → Allekirjoitukset. Valitse allekirjoitus, muuta sisältö ja vahvista muutokset painikkeilla Tallenna ja OK.

Selkeä allekirjoitusmalli

Voit kopioida seuraavan pohjan allekirjoituskenttään ja korvata hakasulkeissa olevat kohdat omilla tiedoillasi. Poista tarpeettomat rivit: kaikkia yhteystietoja ei tarvitse lisätä jokaiseen allekirjoitukseen.

[Etunimi Sukunimi]
[Tehtävä tai rooli] | [Organisaatio]
[Tarpeellinen yhteystieto]
[Verkkosivusto]

Pidä nimi helposti löydettävänä ja linkkien tekstit ymmärrettävinä. Puhelinnumero on hyödyllinen, jos haluat vastaanottajan soittavan, mutta sitä ei tarvitse lisätä vain ulkoasun vuoksi. Työpaikan allekirjoituksessa noudata organisaation omaa mallia.

Jos lisäät logon, säilytä yhteystiedot myös tekstinä äläkä rakenna koko allekirjoitusta pelkän kuvan varaan. Selkeää ryhmittelyä ja tiedon tärkeysjärjestystä käsitellään tarkemmin oppaassa asettelun suunnitteluperiaatteet.

Allekirjoitus ei näy tai näkyy väärin

Tarkista ensin lähettävä tili ja käytössä oleva sovellus. Korjaa vasta sen jälkeen muotoilua: ulkoasun muuttaminen ei auta, jos väärä allekirjoitus on valittu oletukseksi.

Allekirjoituksen siirtymistä kaikkiin laitteisiin ei pidä olettaa. Microsoft huomauttaa, että perinteisen Outlookin paikallisesti tallennetut allekirjoitukset eivät välttämättä ole käytettävissä toisella laitteella. Puhelimen Gmail- ja Outlook-sovellusten tarkkoja valikkopolkuja ei vahvistettu tätä ohjetta varten.

Jos ongelma koskee opiskelutilille pääsyä eikä allekirjoitusta, Haaga-Helian käyttäjälle sopiva jatko-ohje on Haaga-Helian sähköpostin ja opiskelupalvelujen käyttö.

Tarkista allekirjoitus ennen käyttöä

• Lähetä testiviesti ja avaa se sekä tietokoneella että puhelimella.
• Varmista, että nimi, rooli ja yhteystiedot ovat ajan tasalla.
• Avaa allekirjoituksen linkit ja tarkista niiden kohteet.
• Kokeile myös vastausviestiä ja tarvittaessa eri lähettäjätilejä.
• Tarkista, että sisältö on ymmärrettävä ilman logoakin.

Allekirjoituksen ulkoasu ei yksin todista viestin lähettäjää luotettavaksi. Sähköpostihuijauksissa käytettyä uskottavuutta käsittelee opas sosiaalisesta manipuloinnista ja sen tunnistamisesta.

Yhteenveto ja seuraava askel

• Käytä oman sähköpostisovelluksesi valikkopolkua.
• Tallenna sisältö ja valitse sen automaattinen käyttö erikseen.
• Varmista toiminta jokaisessa sovelluksessa, jolla lähetät viestejä.

Kopioi tekstipohja asetuksiin ja lähetä testiviesti sekä vastaus ennen allekirjoituksen ottamista jatkuvaan käyttöön.

Lähteet

• Google – Gmail-allekirjoituksen luominen
• Google – Gmail-allekirjoituksen asetukset
• Microsoft – Allekirjoituksen lisääminen ja muuttaminen Outlookissa
• Microsoft – Outlook.com-viestin mukauttaminen